Baibars Soft

BaïbarSoft en Red - 1ª parte

2007-07-25T10:32:00.000+02:00

Versión de FileMaker
Para usar Baïbarsoft en red, hace falta instalar el programa de base de datos FileMaker Pro a partir de la versión 5.0.
La última versión no es imprescindible ya que funciona mejor con cualquier versión entre v5.0 y v.6.5 (mucho más rápido). Además, no habrá que hacer ningún cambio de los ficheros ya que el formato es el mismo para todas las versiones anteriores a la v7.0

Lectores de barras

2007-05-31T13:29:00.000+02:00

Los lectores de códigos de barra funcionan perfectamente con BaïbarSoft.
De hecho, un lector "reemplaza" el teclado cuando lee un código. Lo que hace es "escribir" el código como si lo estuvieras tecleando. Este sistema permite adaptar los lectores a todos los programas.

Pequeño truco:
Un lector viene siempre con un pequeño manual de programación. Es bastante fácil de añadir a la lectura del código (EAN13) un carácter . Te hará ganar mucho tiempo a la hora de facturar o introducir albaranes ya que pasa automaticamente de una línea de ISBN a otra. No tendrás que darle cada vez a la tecla .

...Y otra preguntita ¿qué significa PVP?

2007-03-12T12:37:00.000+01:00

PVP significa: Precio Venta Público. Es el precio final del libro incluido todos los impuestos.

Estoy en Argentina, y la moneda comercial que manejamos aquí, es el "Peso" y el programa figura en Euros, hay manera de modificar ese campo?

2007-03-12T12:34:00.000+01:00

El campo de los precios es un campo numérico. Puedes poner el coste del libro en pesos o dólares y no habrá ninguna diferencia en el trato que les dé el programa. Para cambiar la etiqueta (donde pone “euros” que ponga “pesos”) puedes ver la pregunta del 5 de junio de 2006: “Cambiar el idioma o los letreros de las distintas pantallas”.

Problemas en la importación de datos del ISBN

2007-02-11T21:27:00.000+01:00

El Ministerio de Cultura ha renovado y cambiado la dirección de su página web con la base de datos de libros publicados en España desde 1972.
Esto implica que la importación de datos del programa no pueda funcionar. Dentro de unos días pondremos en la página web un parche para solucionarlo. ¡Hasta pronto!

¿Es correcto poner en el número de albarán una palabra o letras que precedan al número?

2007-02-07T13:18:00.000+01:00

En principio no es muy correcto, porque el campo de "número de albarán" es un campo numérico. Sólo deberían ir números. Nosotros solemos poner letras únicamente en las devoluciones: (Antes del número de albarán, ponemos "BAIBARS 300xxx"), pero el sistema no comprende las letras, sólo tiene en cuenta los números y si las ponemos es únicamente para, en los listados, hacer más llamativas las devoluciones.

La fecha del albarán. ¿Pones la del día en que generas el albarán, ó el día al que corresponde el albarán que me enviaron con los libros?

2007-02-07T13:14:00.000+01:00

Nosotros ponemos la fecha del día en que entramos los libros, o que hacemos la devolución (es además la fecha que se pone por defecto). Pero no hay ningún problema en poner la fecha que indica el albarán que nos envían. Las dos cosas tienen ventajas. A nosotros no nos hace falta, pero en la versión de código abierto, podría añadirse un campo nuevo para quien lo necesitara.

Pedidos a los proveedores. Complemento del artículo del blog del 05 de junio de 2006 "Realizar pedidos a proveedores"

2007-02-07T13:09:00.000+01:00

Para hacer un pedido a los proveedores, primero hay que prepararlo. Para ello tienes que primero que ir a "Buscar" y desde allí hacer una selección poniendo tus propios criterios, puedes mezclar criterios. Ejemplos:
-Libros cuyo stock esté a "0",
-Libros que se hayan vendido más de 3 ejemplares:"Salido" >3
-Libros de tal proveedor
-Libros que hayan "entrado" después de tal fecha.
-Los libros del álbarán nº xxxx

Una vez tengas la selección en pantalla has de ir al "listado" del "Catálogo" marcando el botón gris con un triángulo negro, que está a la derecha de la línea. Al clicar sobre él se te pondrá automáticamente la fecha del día a la derecha, y al mismo tiempo el libro irá a ponerse en la "Cesta de Pedido". Así continuas hasta que termines de marcar todos los libros que desees pedir.

Una vez estén marcados, has de desplazarte a Pedidos. Allí abres una ficha a nombre de la tienda y vuelcas en ella la "Cesta de Pedido". Nosotros en la librería abrimos fichas nuevas cada vez que un cliente nos encarga un libro determinado. Cuando ponemos el código isbn el resto del título, autor, editorial y proveedor, sale automáticamente. Si no sabemos el código isbn, hemos de teclear los datos que nos dan. Poner el título y el proveedor es obligatorio.

Luego continuamos haciendo lo que explicamos en el artículo del blog del 05 de junio de 2006 "Realizar pedidos a proveedores"

Cuando pongo por ejemplo 30% de descuento en el albarán, me sale 3000% ¿por qué?

2007-02-07T13:01:00.000+01:00

Al crear un albarán, hay que poner el proveedor. Cuando es un proveedor que ya existe en la base de datos, el descuento que nos aplica se pone por defecto. La primera vez sin embargo hay que introducir el dato. Así si nos hace un descuento del 30% hay que poner en la casilla: 0,3 (ya que los descuentos en realidad son una división de la cantidad X que quieras descontar entre 100 y multiplicado por -el porcentaje- 30, o sea, es una multiplicación por 0,3.
Si fuese del 25%, habría que poner 0,25, etc...

Esto no ocurre en las ventas, en las que si se hace el descuento del 10% sólo hay que poner “10”.

Ajustes de stock

2006-10-09T06:39:00.000+02:00

Con el tiempo el stock se vuelve a menudo incorrecto. Las causas son múltiples: errores al introducir los libros en albaranes (saltarse un libro o marcar 5 en vez de 3), errores en la venta, algún albarán misteriosamente desaparecido o la pesadilla del hurto.

Para corregir estas desviaciones del stock lo mejor es ir haciendo inventarios de forma periódica. Tanto inventarios parciales de cada sección, como anualmente un inventario general.

Las correcciones deben ponerse en un albarán de ajuste cuyas cantidades serán los libros que falten o sobren en positivo o negativo.

Nosotros abrimos un albarán de ajuste cada mes, donde ponemos tanto los errores de stock que vamos descubriendo casualmente día a día, como el resultado de los inventarios parciales.

¿ Cómo borrar el contenido del catálogo ?

2006-09-27T17:10:00.000+02:00

BaïbarSoft te ofrece más de 80.000 fichas de libros. Algunos usuarios nos han pedido la posibilidad de borrar TODAS las fichas del catálogo.

Solución

Cerrar BaïbarSoft
Hacer una copia de seguridad de Baïbarsoft (se aconseja)
Tienes que bajarte un pequeño fichero de la web de Baïbars : catalogo.zip
Descomprimirlo
Reemplazar el antiguo fichero "catálogo.USR" por el nuevo (se encuentra normalmente en tu disco duro en \Archivos de programa\BaïbarSoft32\)
Ya está

¡ Ojo !
Esta operación borra TODAS las fichas de libros de tu catálogo (no afecta albaranes, facturas,...). Repito TODAS (y unicamente) las fichas de libros del catálogo. Se suele hacer justo después de instalar Baïbarsoft. En caso de problemas, no nos hacemos responsable de la perdida de datos.

Nota
Baïbarsoft funciona muy bien con 100.000 fichas. La cantidad de fichas no afecta su velocidad de foncionamiento aunque sea con un ordenador viejo (a partir del año 2002).

Realizar pedidos a proveedores

2006-06-05T21:28:00.000+02:00

En el Archivo “Pedidos” ponemos en el recuadro claro que hay a la derecha de “Gestión de Pedidos” el nombre del proveedor. En este caso Zendrera Zariquiey. Clicamos sobre “Gestión de Pedidos” y nos aparece otra pantalla.

La pantalla con los libros pendientes de pedir a ese Proveedor. Se nos facilita además el teléfono y el fax. Si los pedimos por teléfono hemos de ir clicando sobre la columna azul claro para que se ponga la fecha en que se ha pedido el libro y que éste no vuelva a salir en próximas selecciones de libros a pedir.

Si queremos imprimirlo y enviarlo por fax o conservar el pedido en papel, debemos clicar sobre el botón “Imprimir Pedido” que nos lleva a otra pantalla pensada para ser enviada por fax. En pantalla se ve de una manera y al imprimir queda más acabado.

Tratar los pedidos de los clientes

2006-06-05T21:17:00.000+02:00

Cuando un cliente desea un libro, el primer paso es mirar en “Catálogo” si el libro está en la librería. El stock nos debería decir cuántos ejemplares hay y cuándo entraron (lo sabremos abriendo la ficha).
En caso de que el stock esté a “cero” podemos clicar sobre el cuadrado gris –con un triángulo negro- que hay a la derecha de la línea. Se pondrá automáticamente la fecha en el campo siguiente, y a la vez ese título se incorporará a la “Cesta de Pedidos” que se encuentra en la franja superior de color gris.

Acto seguido vamos a pedidos por el botón-atajo que pone “Pedidos” o a través del “Menú”. Una vez nos encontremos en esta pantalla, clicamos sobre “Pedido nuevo”. En esta pantalla rellenamos el Nombre del Cliente y al menos uno de los demás campos (para que se nos abra ficha en el Archivo “Clientes”).

Después clicamos sobre “Llenar pedido con la cesta”, Aceptamos y aparece el libro o los libros seleccionados anteriormente en las líneas dispuestas para este fin.
Cuando más adelante nos llegue el libro y lo introduzcamos en el archivo “Albaranes” un número en rojo se nos pondrá a la derecha que nos indicará el nº del pedido y por lo tanto el nombre y el teléfono del cliente.

Se puede apuntar el libro “a mano” sin poner Isbn, pero en este caso “Albaranes” no nos avisará. Hay que conseguir poner el Distribuidor, sino no puede pedirse.

Cambiar el idioma o los letreros de las distintas pantallas

2006-06-05T18:36:00.000+02:00

Lo más recomendable es tocar lo menos posible. Si aún así deseas cambiarlo, haz siempre una copia de seguridad previa, por si los accidentes…

Indicaré cómo cambiar el idioma. Es simple cuando es sólo un letrero, pero a veces el letrero está en el interior de un “Botón”, lo que lo hace más complicado.

Tomaremos por ejemplo la pantalla de “Menú”.
1º) Hacer Ctrol+L y ponerlo en Modo “Presentación”
2º) Seleccionar la palabra ‘Cerrar’ (Bajo el botón para cerrar el programa) y con un doble clic, entrar en escritura. Borrar y escribir lo que se quiera: tancar, fermer, close…
3º) Clicar fuera, y centrarlo con las 4 flechas

Si en el punto 2º) hubiéramos elegido ‘Proveedores’, se nos habría seleccionado todo el Botón. Por ello debemos
4º) Hacer aparecer la columna de control de la izquierda clicando en el botoncito que hay abajo a la izquierda (es el tercero a la derecha del 100)
5º) En esa columna clicamos sobre la “A” y luego de nuevo sobre la palabra ‘Proveedores’. Ahora podremos cambiar el texto. Cuando esté hecho
6º) Clicar fuera y repetir la operación para todos los letreros que se quieran cambiar.
7º) Al final, quitar la columna de la izquierda. Haciendo clic en el mismo tercer botón
8º) Volver al Modo Visualizar a través del 5º botón a la derecha del 100 o mediante Ctrol+B

Problemas al introducir libros desde el Albarán

2006-06-02T17:52:00.000+02:00

A veces puede suceder que introduzcas un Isbn en el Albarán y te salga en blanco (apareciendo o no los .???). Clicas sobre los interrogantes para abrir la ficha del libro, la rellenas, aceptas y cuando regresas a la pantalla de Albarán ¡el nuevo libro no aparece! A veces repites esta operación varias veces antes de darte cuenta de que hay un problema. Solución. Ir por el Menú a Catálogo; hacer una búsqueda por Isbn; comprobar que la ficha está repetida varias veces y que la primera está en blanco; borrar esa ficha y dejar solamente una. Explicación. El programa cuando hay fichas repetidas sólo toma en cuenta la primera.

Para buscar fichas repetidas en el catálogo hacer una búsqueda poniendo el signo: “!” en el campo del Isbn y saldrán todas. Luego ordenarlas por Isbn para que se junten y borrar una a una las repetidas.

Códigos que definen poco

2006-06-02T17:50:00.000+02:00

Cuando pongas códigos de ISBN inventados, o que correspondan a códigos de papelería, etc. Asegúrate de que tengan más de 6 dígitos para que no se repitan.

Lo mismo sucede con los números de Albarán. Si una factura o albarán tiene un número corto: 00150 modifícalo poniéndole el año detrás: 001502006

Cómo hacer búsquedas eficaces en Catálogo (y otros archivos)

2006-05-24T17:54:00.000+02:00

En el listado o en la ficha de ‘Catálogo’ puede clicarse sobre el botón ‘Buscar’. Consejos:

Es preferible poner palabras claves.
Las palabras no tienen por qué estar completas ya que el programa buscará todos los finales de palabra posibles.
A menudo al poner un título se suprime el artículo inicial, por ello no es conveniente poner el título completo con artículos y partículas.
Puedes limitar la búsqueda rellenando más de un campo
Si buscas un número, un precio o una fecha puedes poner mayor de 8 “>8”, menor de 8 “<8”, entre 8 y 10 “8…10”, entre 1/1/2006 y el 31/3/2006 “1/1/2006…30/3/2006”. Si es el resultado de un cálculo puede tener decimales ocultos, así es más fácil buscar poniendo intervalos “8,50…8,60”
Para reponer los libros de un proveedor, rellenar el campo ‘Proveedor”, el campo ‘Qt total salida titulos” poniendo “>0” y el campo “Total stock” poniendo “0” ó “<1”
Si buscar los libros de alguna factura de venta, poner solamente el nº de la factura en el campo correspondiente
Si buscas las fichas de algún albarán (por ejemplo de “Devolución” para verificar que corresponden realmente al proveedor, poner el nº de albarán en su campo.
Si quieres que te busque el contenido exacto hay que poner == delante de la palabra de búsqueda. Por ejemplo algún libro que se llame “Amor” a secas, para buscarlo hay que poner en ‘Título’ “==amor”
En la barra inferior donde hay cuadraditos y que pone 100 en el primero. Hay que hacer un clic en el cuarto cuadro para que aparezca la columna de la izquierda. (Acordarse de volver a clicar para sacarla al final). En esta columna hay un menú de ‘Símbolos’ donde explica la sintaxis de las búsquedas (algunas ya explicadas aquí).

Hacer devoluciones

2006-05-24T17:11:00.000+02:00

Las devoluciones las hacemos abriendo un albarán nuevo al que le asignamos un número de 5 cifras (nosotros ponemos siempre "BAIBARS 100100") y en los siguientes albaranes números consecutivos. Las cantidades se ponen en negativo, de este modo al abrir la ficha del libro tienes el stock correcto y puedes hacer seguimiento de cada título.

Recuperar un archivo estropeado

2006-05-24T17:08:00.000+02:00

Si se te va la luz y te dice al abrir que el campo está estropeado tienes que abrir FileMaker sin los archivos. Ir al Menú 'Archivo' y seleccionar 'Recuperar'. Una vez recuperado tienes que cambiar el nombre al antiguo archivo. por ejemplo convertir 'Catálogo' en 'Catálogo basura' y quitarle a 'Catálogo Recuperado' la palabra 'Recuperado' (incluido el espacio). Luego podrás abrirlo. Una vez verificado que está correcto puedes borrar 'Catálogo basura'

Moverse entre los campos

2006-05-24T17:06:00.000+02:00

Para ir de un campo al siguiente clicas con el ratón en el campo deseado o con el teclado pulsas 'Tab' (hasta llegar a él). Para retroceder al campo anterior es MAY+'Tab'

Hacer un listado de ventas

2006-05-24T17:04:00.000+02:00

Para el listado de ventas tienes que ir al fichero ventas. Arriba a la izquierda hay un botón que pone 'Informes'. Clicas en 'Resumen por título' pones la fecha del día del modo siguiente 20/5/2006 o si es un periodo 1/1/2006...30/3/2006 o si es desde el día 1 de mayo hasta hoy: >30/4/2006. Después haces clic en 'buscar'. Eliges el tipo de Informe: 'Por Ventas' y cuando lo calcule haces 'Enter' para imprimir.

Bienvenidos a Baibars Soft. El "Manual" es este blogg

2006-05-24T16:42:00.000+02:00

Hola a todos.
BaibarsSoft fue hecho a medida para nuestra librería. Los programas de gestión de librerías comerciales nos resultaban demasiado caros. Así que empezamos a hacer este programa. Con los años lo hemos adaptado y ampliado a nuestras necesidades.
Dado que no vamos a comercializarlo nos dijimos que no había razón para no compartirlo. Así lleva casi 5 años puesto en nuestra web a disposición del que lo desee.
Hemos observado que a pesar de sus limitaciones interesa a libreros, bibliotecarios, colegios, particulares para clasificar la biblioteca de su casa...
Podéis enviarnos preguntas de funcionamiento a baibars@baibars.com y encontraremos el tiempo de responderlas en este blogg. Eso sí, verificad que no estén ya respondidas previamente.
Si son preguntas técnicas o problemas de ordenador, intentaremos responderlas también (en la medida de lo posible).
Un saludo,
Mercedes Zendrera
Directora de Librería Baibars